Cluborder achter de schermen
De werkruimte van Passie4sports, van bestelling tot facturatie. De voorbeelden zijn fictief.
Begin met overzicht over je bestellingen
Het overzicht toont welke bestellingen openstaan, welke taken aandacht vragen en wie ermee bezig is. In de bestellijst staan vereniging, team, spelers, sponsors, bedrag en voortgang bij elkaar. Zoek of filter en open de order die als eerste aan de beurt is.
Iedere collega volgt dezelfde route: beoordelen, voorraad, productie en facturatie.
Beoordeel de order en maak een leverafspraak
Prijs en sponsorverdeling staan klaar, met artikelen, maten, initialen en logo’s in hetzelfde dossier. Accepteer de order, accepteer onder leveranciersvoorbehoud of weiger met een reden. De leverdatum en toelichting worden vastgelegd. Een ontbrekend logo mag later volgen, vóór het bedrukken.
Verkoop, klant en werkvloer werken vanuit dezelfde afspraken.
Wijs werkelijk beschikbare voorraad toe
Tel de vrije voorraad per artikel, kleur en maat. Toewijzen aan een bestelling verlaagt de vrije voorraad direct en verhoogt het aantal beschikbare artikelen op die order. Zo beloof je hetzelfde trainingsjack niet aan twee teams.
Geteld, vrij en toegewezen blijven van elkaar te onderscheiden.
Van tekort naar nabestelling en ontvangst
Cluborder bundelt de tekorten per variant en toont welke orders erop wachten. Bestel bij de leverancier en registreer wat onderweg is. Boek bij ontvangst de werkelijke aantallen: het hele restant in één keer of een deel per maat. Het ontbrekende restant blijft zichtbaar.
Je weet wat nog besteld moet worden, wat onderweg is en wat naar productie kan.
Verdeel het werk met één duidelijke werkbon
De werklijst groepeert de taken per bestelling. Leg eigenaar, deadline en eventuele blokkade vast. Op de werkbon staan artikelen per maat, initialen, sponsors en drukinstructies. De collega die pickt en de collega die drukt gebruiken hetzelfde dossier.
Een duidelijke taakverdeling en zicht op waar bijsturen nodig is.
Leg de goedgekeurde uitvoering vast
Per kledingstuk staan positie, formaat, kleur en aantallen vast. De drukproef heeft een versie en een geregistreerd klantakkoord. Een gewijzigde proef moet opnieuw worden gecontroleerd. Alleen de actuele, goedgekeurde uitvoering gaat naar de werkvloer.
Een duidelijk akkoord vóór de kleding onder de pers gaat.
Bedruk, controleer en pak de partij in
Na het picken wordt de ontvangen partij bedrukt, gecontroleerd en ingepakt. De medewerker registreert wat werkelijk klaar is. Bij een deelpartij of afwijking blijven de overige aantallen openstaan. De hele order kan pas worden uitgeleverd als alles compleet en bedrukt is.
Gereed betekent ook gecontroleerd, met zicht op wat nog ontbreekt.
Lever uit en laat de club meekijken
Leg afhaallocatie, afspraak en medewerker vast. Registreer het meegeven pas als dat echt gebeurt; bij bezorgen wordt ook de aflevering vastgelegd. De klant ziet via de persoonlijke bestellink dezelfde leverafspraak, wijzigingen en voortgang. Klantberichten horen bij het dossier.
Klaar voor afhalen en daadwerkelijk geleverd zijn aparte momenten.
Kies de factuurontvanger
De afgesproken sponsorbedragen staan al bij de order. Standaard krijgt iedere sponsor een eigen factuur. Er kan ook worden gekozen voor één factuur aan de vereniging, met een specificatie per sponsor. Het totaal blijft aansluiten op de eerder afgesproken verdeling.
Een heldere rekening voor iedere partij, zonder bedragen opnieuw over te typen.
Controleer en bewaar de facturen
Controleer per ontvanger het adres, de bedragen en de btw-opbouw. De factuur bevat bestelreferentie, leverdatum en betaalgegevens. Na uitgifte blijft het document met die gegevens bewaard en is het afdrukbaar als PDF. Het getoonde voorbeeld is een demofactuur, geen betalingsverzoek.
Van sponsorverdeling tot factuurdocument: alles blijft bij de bestelling.
Stel pakketten samen en beheer je clubs
Stel kledingpakketten samen uit artikelen en gebruik sjablonen per sport. De club ziet het resultaat als pakketkaarten met kledingfoto’s. Pas per vereniging het aanbod, de prijzen en de huisstijl aan. Via het cluboverzicht beheer je de clubgegevens en logo’s. Ook jaarlagen, medewerkersrollen en factuurinstellingen horen bij deze vaste basis.
Eén werkwijze voor alle clubs, met ruimte voor hun eigen aanbod en uitstraling.
Sluit aan op je boekhouding in SnelStart
Cluborder organiseert bestelling en uitvoering; SnelStart verzorgt de boekhouding. De aansluiting draait om gecontroleerde factuur- en relatiegegevens, met de bestelreferentie erbij. Spreek af welke administratie relaties, artikelen en voorraad beheert. De SnelStart-referentie hoort terug bij de order; controle op fouten en dubbele boekingen houdt de overdracht navolgbaar.
Van bestelling tot boekhouding een dossier dat je kunt volgen en controleren.
Open Cluborder